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中鐵四局工程項目成本管理系統建設與應用
發(fā)布時(shí)間：2018-08-22瀏覽次數： 信息來(lái)源：河南五建第二建筑安裝有限公司
中鐵四局集團有限公司
中鐵四局集團有限公司是世界500強企業(yè)——中國中鐵股份有限公司的“標桿”成員企業(yè)，具有綜合施工能力的大型建筑企業(yè)集團。擁有鐵路、公路、房屋建筑、市政公用工程四項施工總承包特級資質(zhì)，是全國建筑行業(yè)內為數不多、安徽省唯一一家“四特四甲”施工企業(yè)。目前，其業(yè)務(wù)范圍分布在全國31個(gè)省、市、自治區，以及印尼、安哥拉等9個(gè)國家。2016年，新簽合同額達1068億元，營(yíng)業(yè)收入701億元，實(shí)現利潤16.23億元。多年來(lái)，中鐵四局在企業(yè)信息化建設方面進(jìn)行了積極的探索，并取得了一定的成就，尤其是工程項目成本管理系統做到了部分系統的集成，初步實(shí)現了業(yè)務(wù)財務(wù)一體化的目標。具體情況如下：
一、成本管理系統建設背景
由于建設項目分布范圍廣、產(chǎn)品標準不統一、工藝流程不標準、生產(chǎn)地點(diǎn)移動(dòng)性、臨時(shí)組建團隊等特殊性和復雜性特點(diǎn)，致使管理跨度和難度之大，后臺管控能力不足，項目整體經(jīng)濟效益較低，虧損項目時(shí)有發(fā)生。項目成本管理普遍存在著(zhù)“管理手段落后、成本管理粗放、盈利水平不高”的情況。
在工程項目實(shí)施過(guò)程中，成本管理得不到應有的重視，主要的問(wèn)題有：責任成本預算難以有效落實(shí)，先施工后簽合同、合同執行不嚴肅、任意肢解分包單價(jià)、工程數量把控不嚴、各項扣款不及時(shí)、主要材料無(wú)核算、債務(wù)支付缺乏整體籌劃等現象不同程度的存在，業(yè)務(wù)財務(wù)整體融合不到位，造成工程項目利潤水平低，甚至出現重大虧損情況。
基于上述情況，中鐵四局多年來(lái)一直在項目成本管理方面進(jìn)行積極探索，認為通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)手段，建設一個(gè)強大的信息系統做支撐，建立覆蓋面廣、實(shí)用有效的工程項目成本管理系統，才能增強企業(yè)對項目的管控能力，規范項目管理、提高工作效率、降低項目施工成本。
二、成本管理系統的設計思路與邏輯分析
（一）系統的整體設計思路
以“工程項目為主體、制度流程為基礎、合同清單為主線(xiàn)、責任預算為核心、過(guò)程管控為主措、資金支付為卡口”，是中鐵四局成本管理信息系統的主要設計思路。
1.以工程項目為主體。項目經(jīng)理部作為項目成本管理和成本控制的實(shí)施主體，系統主要應用于項目，同時(shí)滿(mǎn)足集團公司、三級公司對成本管理的需要，通過(guò)系統對成本相關(guān)業(yè)務(wù)審批，通過(guò)后臺進(jìn)行查詢(xún)、實(shí)時(shí)監控項目部成本執行情況。
2.以制度流程為基礎。系統設計思路主要是基于集團公司、三級公司目前的管理制度和管理流程進(jìn)行的，與成本相關(guān)的制度和流程都要在系統中體現，系統中所有的功能都是根據管理制度和辦法形成的。
3.以業(yè)主合同清單為主線(xiàn)。業(yè)主合同清單是項目的計價(jià)收入、成本控制的重要依據，貫穿于系統的全過(guò)程。
4.以責任成本預算為核心。系統按照以責任成本預算為尊的理念，突出責任成本預算在項目成本管理中的核心作用，是工程數量控制、勞務(wù)分包單價(jià)控制、各項成本費用控制、成本核算分析的依據。
5.以過(guò)程管控為主措。系統體現了成本管理相關(guān)業(yè)務(wù)系統過(guò)程管控，在過(guò)程中對工程數量、勞務(wù)單價(jià)、主要材料消耗、機械費等各項費用的控制。
6.以資金支付為卡口。系統成本控制的最后一道關(guān)口就是資金支付，該功能能夠有效保證系統的實(shí)施，體現了成本管理與資金支付的關(guān)聯(lián)性。
（二）依托系統完善企業(yè)管理模式和技術(shù)架構
1.實(shí)現企業(yè)管理模式的系統化。基于中鐵四局對工程項目實(shí)行多層級管理模式（見(jiàn)圖1），局、三級公司和項目經(jīng)理部對系統應用要求具有不同側重點(diǎn)。項目經(jīng)理部應用系統處理日常業(yè)務(wù)，三級公司通過(guò)該信息系統進(jìn)行業(yè)務(wù)審批和監督，局通過(guò)該信息系統進(jìn)行業(yè)務(wù)監督。通過(guò)該信息系統采集和儲存所需的指標數據，并進(jìn)行對比分析，提升管控效果。
2.創(chuàng )新技術(shù)架構模式。新系統采用網(wǎng)頁(yè)端、客戶(hù)端和移動(dòng)端的混合架構，將數據量大、網(wǎng)絡(luò )帶寬要求高、操作復雜的業(yè)務(wù)放到客戶(hù)端；將實(shí)時(shí)性要求高、流程化的業(yè)務(wù)放到網(wǎng)頁(yè)端，從而降低工程項目部對網(wǎng)絡(luò )帶寬和傳輸效率要求，以此提高基層數據處理效率；將業(yè)務(wù)審批、報表查詢(xún)功能與移動(dòng)客戶(hù)端關(guān)聯(lián)，實(shí)現移動(dòng)辦公功能（見(jiàn)圖2）。
為此，中鐵四局成本管理部牽頭，相關(guān)部門(mén)配合，按照部門(mén)職責，分別梳理了與成本管理相關(guān)制度辦法，編制了用于系統的業(yè)務(wù)流程，對所有與成本管理相關(guān)管理辦法、業(yè)務(wù)表單、審批流程的標準化。系統包括收入管理、成本管理、資金管理三大模塊，涉及收入管理、施組管理、責任成本管理、勞務(wù)管理、物資管理、機械管理、支付管理、憑證制作等66項業(yè)務(wù)，包含施工承包合同清單審批、清單分解審批、責任成本預算編制審批、分包/采購/租賃合同評審、分包/采購/租賃結算、內外部驗工計價(jià)、責任成本計價(jià)、債務(wù)支付審批等共計45項關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程。
（三）系統業(yè)務(wù)邏輯分析
系統基于業(yè)務(wù)流程管理理念、建立了統一的項目收入、成本、資金管理業(yè)務(wù)的審批流程，按照管理標準化、標準制度化、制度流程化、流程表單化、表單數據化、數據信息化、信息智能化的邏輯思維，對項目收入、成本預算、實(shí)際成本、資金支付、核算分析等項目業(yè)務(wù)實(shí)行流程化、信息化管理，做到收入支出有依據、資金支付有審批，實(shí)現及時(shí)收款、控制支出、節約資金、提高效益目的（見(jiàn)圖3）。
1.收入管理。收入管理包括業(yè)主合同管理、合同價(jià)款分劈管理、變更索賠管理、驗工計價(jià)管理。其中業(yè)主合同體現項目的預計收入，合同價(jià)款分劈體現局指和參建分部的預計收入，變更索賠體現項目的二次經(jīng)營(yíng)收入，驗工計價(jià)體現項目的實(shí)際收入，形成了項目完整的收入管理體系（見(jiàn)圖4）。
2.成本管理。成本管理可分為成本預算和實(shí)際成本管理兩部分功能組成，價(jià)格庫管理，施組管理，責任預算管理共同形成成本預算；工料機管理，周轉料管理，現場(chǎng)經(jīng)費管理形成實(shí)際成本管理。最終通過(guò)責任成本計價(jià)將責任成本預算和實(shí)際成本結合起來(lái)，成為成本分析的基礎。在實(shí)際成本控制過(guò)程中，采用量?jì)r(jià)雙控模式，通過(guò)計劃數量控制合同、驗收、結算等過(guò)程數量，同時(shí)采用限價(jià)體系控制合同單價(jià)和最終的結算單價(jià)，達到價(jià)格控制的目的（見(jiàn)圖5）。
項目成本管理信息系統按照“計劃—合同—驗收—結算—支付”流程，實(shí)現了業(yè)務(wù)與資金支付的管理和控制。根據工程施工和成本管理的需要，財務(wù)系統關(guān)閉了相關(guān)銀行付款的制作憑證功能，改由項目成本管理信息系統根據業(yè)務(wù)需要自動(dòng)生成相關(guān)付款憑證，這樣就真正實(shí)現了業(yè)務(wù)與資金支付的卡控機制（見(jiàn)圖6）。
三、系統運行的支撐保障
1．制度保障。為保證系統規范有效運行，中鐵四局于2016年6月印發(fā)了《中鐵四局工程項目成本管理信息系統（V2.0）使用及運行管理辦法》。該辦法對系統的運行環(huán)境、流程設置、機構管理、權限管理、用戶(hù)管理等方面系統初始化工作制定了規范，對部分業(yè)務(wù)生效時(shí)間控制、業(yè)務(wù)審核審批時(shí)間要求等業(yè)務(wù)操作方面作出要求，并對系統應用效能考核、業(yè)務(wù)評比方面進(jìn)行明確規定。
2.技術(shù)支持。為保證系統正常運行，及時(shí)解決使用過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題，局成本管理部和各三級公司均設置一名專(zhuān)職系統管理員，軟件公司設一名專(zhuān)職維護人員，為用戶(hù)提供咨詢(xún)和服務(wù)，共同負責系統的運行和維護。系統使用過(guò)程中，系統開(kāi)發(fā)人員定期征集意見(jiàn)，根據用戶(hù)反饋的問(wèn)題和現場(chǎng)管理的需要，制定解決方案，對系統功能更新和升級改造。經(jīng)過(guò)持續更新升級，目前系統的靈活性、易用性、穩定性大幅提高，系統適應項目能力得到進(jìn)一步提升。
3.人員培訓。為提高業(yè)務(wù)人員對系統的理解能力和操作能力，推動(dòng)系統的正常應用，局和各子分公司定期組織開(kāi)展人員培訓工作，培訓工作分專(zhuān)業(yè)、分層次進(jìn)行，三級公司組織在項目開(kāi)工前到項目部進(jìn)行人員培訓，局階段性的對系統管理員和新開(kāi)工項目人員進(jìn)行集中培訓。截至目前，全局共舉辦了十一期操作人員培訓工作，培訓近2000余人次。
4.現場(chǎng)督察。系統上線(xiàn)以來(lái)，中鐵四局組織開(kāi)展了三次大規模專(zhuān)項督察活動(dòng)，對系統應用情況按月進(jìn)行書(shū)面通報，對于系統應用較好的單位進(jìn)行宣傳和表?yè)P，對于運行不規范的三級公司和項目部在交班會(huì )進(jìn)行通報，以督促各級領(lǐng)導重視系統推廣和應用。今后，將成本管理系統應用納入成本督察范疇，形成常態(tài)化和制度化，以提高系統應用效果。
5.系統自動(dòng)打分排名。通過(guò)在系統中設置了一系列考核指標，分層級考核，局對各三級公司、局直管和代管項目的應用情況進(jìn)行考核，三級公司對所屬項目部應用情況進(jìn)行考核，考核完全由系統根據應用情況自動(dòng)評分。按月在系統中公布排名和分值，將評比結果與單位領(lǐng)導班子考核兌現相結合，以鼓勵先進(jìn)、鞭策落后。該方法的應用，促進(jìn)了系統的規范性操作，提高了系統的應用效果。
四、成本管理系統取得的應用效果
（一）有效提升了企業(yè)對項目的成本管控能力
1.執行力大幅提高。各項工作業(yè)務(wù)和流程得到了規范，專(zhuān)業(yè)壁壘得到消除，部門(mén)職責進(jìn)一步明晰，形成了各負其責、分工負責的工作格局。通過(guò)各項業(yè)務(wù)審批流程的設置，加強了流程控制，規范管理行為、堵塞管理漏洞，使不照章辦事的人寸步難行，不照章辦的事辦不了，各種違規決策、不按制度和流程辦事的情況等得到有效遏制。成本系統的應用一方面促進(jìn)實(shí)施各項辦法、制度的落地實(shí)施；另一方面，系統應用后，促進(jìn)了各級管理機構在制度梳理、檢驗、修訂、完善上下功夫，使之更加適應管理自動(dòng)化的要求，不斷優(yōu)化項目管理辦法體系。以四局參建的蒙華鐵路項目為例，項目部在深入總結成本系統應用優(yōu)點(diǎn)的基礎上，經(jīng)過(guò)認真梳理、反復研討，修訂完善了19項項目管理制度。
2.固化了成本全過(guò)程控制。系統通過(guò)資金卡控措施，將計劃—合同—驗收—結算—支付流程固化在系統中，形成層層數據控制關(guān)系。使項目成本管理做到了“事前有預算、事中有控制、事后有分析”全過(guò)程管理，實(shí)現了源頭計劃、過(guò)程控制、逆向追溯的成本管理路徑，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理提供完整且具有邏輯關(guān)聯(lián)的管理依據。
3.提升精項目細化管理水平。系統的推廣應用，為“法人管項目”提供了有效的手段，后臺對項目的管控能力顯著(zhù)增強，企業(yè)管理形成了“小前端、大后臺”的管理格局，提升了企業(yè)集約化管理和項目精細化管理水平，工作變得更加高效、工作成果可存儲、可搜索、可計算分析和共享協(xié)同。
（二）提高了項目利潤率和企業(yè)資金存量
成本管理系統涉及成本管理的全部過(guò)程，從源頭上設定指標進(jìn)行預控，通過(guò)流程審批加強了過(guò)程控制，通過(guò)核算分析數據反映執行效果。系統應用兩年多以來(lái)，在建項目的利潤率得到不同程度的提升，虧損項目數量大幅減少，項目盈利能力得到了較大幅度提高，系統作用效果成效。2016年企業(yè)利潤16.23億元，較2015年增長(cháng)10.7%；虧損項目數量年度減少40.90%，虧損項目年度減虧金額11.97億元。
系統設置了債務(wù)支付的審批流程，設定了債務(wù)支付比例上限，所有資金須公司相關(guān)部門(mén)審批后才能支付。通過(guò)債務(wù)支付整體統一籌劃、均衡支付，整體上降低了外部債務(wù)資金支付比例，提高了企業(yè)資金集中度和利用率。2016年企業(yè)資金集中度達85.76%，繼續保持高位；日均集中資金量達191.96億元，較上年度的171.6億元，凈增20.36億元，增幅11.86%。
（三）創(chuàng )造了很大的溢出效益
系統基本涵蓋了中鐵四局的在建項目，全局共有705個(gè)項目部使用了該系統，系統使用范圍創(chuàng )歷史新高，為系統更大范圍、更高質(zhì)量的推廣，積累了寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗。中國中鐵經(jīng)過(guò)分析考察，將中鐵四局成本管理信息系統2.0升級為中國中鐵成本管理信息系統V2.0，于2016年1月，開(kāi)始在中國中鐵的18個(gè)二級公司推廣應用這個(gè)系統。目前，中國中鐵各成員單位共3959個(gè)項目上線(xiàn)運行該系統，系統在線(xiàn)活躍用戶(hù)9.5萬(wàn)人，受到各單位的普遍歡迎和積極響應。經(jīng)過(guò)兩年多的推廣和應用，系統安全性、實(shí)用性已得到海量樣本項目驗驗。
中國中鐵工程項目成本管理信息系統在2015年中國建筑業(yè)協(xié)會(huì )主辦的首屆建筑業(yè)企業(yè)信息化建設案例中，被評為“全國建筑業(yè)企業(yè)信息化建設特優(yōu)案例第一名”，在全國“互聯(lián)網(wǎng)+建筑業(yè)”研討會(huì )上進(jìn)行經(jīng)驗交流，得到了建筑施工行業(yè)企業(yè)的好評和認同。
